Projet de politique d'allocation et de remboursement des dépenses pour l'AETELUQ - TEXTE SOUMIS À CONSULTATION

Politique de rémunération et de frais de déplacement

Politique d’allocation et de remboursement de dépenses

 

 

 

Préambule

Afin de permettre aux représentant-es étudiants de se consacrer aux tâches reliées à leurs fonctions, l’AETELUQ prévoit une allocation pour la réalisation des mandats, pour la participation aux différentes instances et aux activités de représentation. Cette allocation permet aussi de pallier temporairement à la précarité reliée aux conditions de la vie étudiante, rendant possible l’implication de ceux et celles qui ne pourraient le faire autrement.

 

 

Section 1 Conseil d’administration

 

 

Rémunération

On entend par rémunération, la rétribution des services-conseils prodigués par les membres du Conseil d’administration et les représentants dûment nommés par l’Association aux diverses instances desquelles l’Association est partie prenante.

 

La rémunération est fonction de la participation directe (en présentiel ou à distance) à une instance officielle ou à l’un des comités reconnus. Le travail préparatoire à l’instance, de même que le travail subséquent ne sont pas rémunérés. De la même manière, la compétence, l’expertise et l’expérience sont prérequis à la fonction et ne sont pas rémunérés spécifiquement.

 

Le jeton de présence pour le Conseil d’administration est de 300 $ par instance.

 

1.1 Allocation

Les membres du conseil d’administration élus ou nommés (intérim) reçoivent une allocation hebdomadaire imposable pour les heures consacrées à l’avancement des dossiers et mandats selon le barème suivant :

 

 

1.2 Semaine de référence et fréquence des versements

La semaine de référence est du dimanche au samedi.

L’allocation est attribuée sur une base hebdomadaire et versée sur une base mensuelle.

 

 

 

1.3 Comptabilisation des heures

Les heures comptabilisées pour l’allocation couvrent  les rencontres du conseil d’administration, les activités de représentation interne et externe, les activités et rencontres de gestion et d’administration courantes ainsi que les tâches cléricales.

 

Le temps d’arrêt pour les périodes de repas pris en cours d’instance ainsi que le temps de déplacement ne peuvent être comptabilisés dans le calcul de l’allocation.

 

1.4 Budget et Plafond

Les personnes administratrices peuvent percevoir leur allocation jusqu’à l’épuisement de l’enveloppe prévue à cette fin au budget et selon les plafonds d’allocation annuels par poste:

 

 

1.5 Modalités d’attribution des allocations

Pour avoir droit à son allocation, la personne administratrice doit :

a)  Remplir adéquatement les tâches afférentes à son mandat;

b) Produire le rapport mensuel préétabli;

c)  Avoir un motif valable dans le cas d’une absence aux rencontres du conseil d’administration.

 

L’implication des personnes administratrices dans l’AETELUQ demande davantage de temps que d’autres types d’implication dits bénévoles dans des organismes à but non lucratif. (voir Annexe 1)

En effet,  en raison de sa structure de fonctionnement, une association étudiante demande une implication soutenue des personnes élues qui doivent réaliser plusieurs des mandats annuels et assurer les différentes représentations internes et externes. A maints égards, leur implication présente des similitudes avec le travail des élus municipaux ou provinciaux.

Mais les personnes administratrices sont aussi des étudiant-es et sont confrontées à la précarité financière qui accompagne bien souvent ce statut. De plus, plusieurs étudiants de la TÉLUQ de ont aussi des charges sociales et familiales. Bien souvent, ils à concilier travail, famille et études. De plus, si un ou une étudiant-e  choisit de s’impliquer dans une cause, il ou elle aura aussi à concilier avec le temps investit dans cette cause. 

Afin de leur assurer un minimum de qualité de vie et de leur permettre de s’impliquer avec un peu plus de facilité, une allocation financière est donc prévue selon certaines modalités.

 

Cependant, le mode de rémunération qui était un jeton de présence a été remplacé par une allocation mensuelle. Le jeton de présence est une forme de rémunération où le montant est accordé lorsqu’une personne administratrice est présence à une rencontre du conseil d’administration. Or, cette forme de rémunération ne prend pas en considération la réalisation des tâches en-dehors des rencontres et qui constitue un volet important pour assurer le bon fonctionnement de l’association.

Il y a un risque réel et important qu’une personne administratrice considère qu’elle n’a pas à contribuer à la réalisation de ces tâches puisqu’elle est rémunérée pour sa présence aux rencontres alors que d’autres personnes investiront plusieurs heures afin d’assurer le bon fonctionnement de l’association.

 

L’allocation est donc attribuée selon un certain nombre d’heures d’implication hebdomadaires. Ce choix semble davantage réaliste et équitable car il se base sur un nombre d’heures plus vérifiables et qui sont effectivement consacrées à l’avancement des mandats. De plus, la personne administratrice doit justifier l’allocation réclamée en démontrant qu’elle a bien réalisé divers mandats et tâches.

 

Le montant de l’allocation a été établit sur la valeur mitoyenne des échelles du barème en se basant sur une moyenne horaire de quinze dollars.

 

Les plafonds ont été établis en se basant sur le maximal d’heures qu’une personne administratrice peut faire dans une année. Ce montant sera ajustable selon la pratique.

 

Ce mode de fonctionnement  entraine une sommes plus importante que ce qui était alloué  au poste budgétaire jetons de présence. Cependant, il faut aussi prendre en considération le fait que fonctionnement de l’AETELUQ a été restructuré en profondeur, qu’il y a plus d’activités et de services qui sont ou qui seront offerts.

De plus le mode d’attribution permet de s’assurer que les sommes sont octroyées pour des tâches et des mandats effectivement réalisés.

 

1.6 Congé

La personne administratrice peut prendre des périodes de congé de ses fonctions. Ces périodes ne seront pas rémunérées. 

 

Dans le cas d’un congé équivalent à une semaine et plus, la personne doit en aviser le conseil d’administration au moins deux semaines à l’avance.

 

Précision liée au mode d’attribution de l’allocation.

 

Section 2 Comité de concertation

Le comité de concertation est une nouvelle instance qui sera mise en place à l’automne 2011.                     

Le Comité de concertation est composé de huit (8) membres élus et d’un-e (1) représentant-e du Conseil d’administration pour un total de neuf (9) sièges.

 

2.1 Allocation

L’allocation pour les membres du comité de concertation est l’équivalent d’un jeton de présence de 100$.

 

Cette allocation imposable inclut tous les frais occasionnés à l’exception du remboursement des frais de déplacement s’il y a lieu.

 

L’allocation couvre le temps de préparation et de suivi des dossiers ainsi que le temps de rencontre.

Le Comité de concertation se réunit au moins une (1) fois par mois.

Les rencontres sont d’une durée d’environ deux heures trente.

L’allocation vise à favoriser la participation.

 

2.2 Modalités d’attribution de l’allocation

Un calendrier des rencontres doit être prédéterminé lors de la rencontre suivant les élections.

 

La rémunération est octroyée seulement si le membre est présent à la rencontre mensuelle du comité de concertation.

 

S’il n’y a pas quorum, les membres présents ont droit à 50% de l’allocation prévue.

 

La personne qui représente le conseil d’administration au comité de concertation ne reçoit pas de jeton de présence.

Précisions liées au mode d’attribution de l’allocation.

 

2.3 Matériel de communication

Si nécessaire, du matériel permettant la communication audiovisuelle tel un casque d’écoute doté d’un micro ainsi qu’une webcam sont prêtés aux membres du comité de concertation pendant la durée de leur mandat.

Ce matériel doit être remis à l’association à la fin du mandat. La dernière allocation sera retenue jusqu’au retour du matériel.

La majorité des rencontres du comité de concertation se dérouleront à distance.

Les membres seront à leur domicile et communiqueront entre eux via une plate-forme de visioconférence. 

Deux rencontres annuelles sont prévues en présentiel.

 

Section 3 Représentation sur les instances officielles

 

Le per diem pour les autres comités (CUER, CAFAD, Conseil de gestion, rencontres téléphoniques ou visioconférences du Conseil d’administration et tout autre comité ad hoc) est de 100 $ par instance de trois heures et moins, et 200 $ par instance de plus de trois heures.

 

3.1 Allocation

L’allocation imposable prévue pour la représentation sur les instances officielles de la TÉLUQ ou les représentations dûment autorisées par le conseil d’administration est de 100$ pour trois heures d’instance et moins et de 20$ par heure d’instance supplémentaire.

 

Le montant de l’allocation inclut le temps de préparation à l’instance, la rédaction du rapport et le suivi à faire le cas échéant.

 

3.2 Modalités d’attribution de l’allocation

L’allocation est comptabilisée selon l’heure officielle d’ouverture et de levée de l’instance.

 

L’allocation est versée sur une base mensuelle sous réserve de la présence effective à la rencontre de l’instance.

 

Le ou la représentant-e doit produire un rapport de représentation et faire remplir le formulaire de présence par un ou une responsable de l’instance. 

 

Le temps d’arrêt pour les périodes de repas ainsi que le temps de déplacement ne peuvent être comptabilisés dans le calcul de l’allocation.

L’allocation pour les représentations vise tout d’abord à assurer une compensation pour les étudiant-es qui doivent s’absenter du travail car les instances officielles ont lieu en semaine. C’est aussi une façon de favoriser l’implication.

Cependant, le 200$ par instance de plus de trois heures a été réduit au montant de 20$ par heure au-delà de trois heures d’instance car cela semble davantage raisonnable compte tenu que la majorité des rencontres dépassent rarement quatre ou cinq heures.

 

Départ hâtif des représentants ou des administrateurs

Cette tarification est en fonction du temps de présence complet à l’instance ou aux instances où un étudiant agit pour le compte de l’AÉTÉLUQ. Le tarif est réduit proportionnellement au temps effectif de présence et ce, en tenant compte de l’heure du début et de la fin qui a été annoncée. 

3.6 Départ hâtif

Cette tarification est en fonction du temps de présence complet à l’instance où un étudiant agit pour le compte de l’AETELUQ. Dans le cas d’un départ hâtif, l’allocation sera versée au tarif de 20$ par heure de présence à l’instance et ce, en tenant compte de l’heure officielle d’ouverture et de levée de l’instance. 

 

Le départ hâtif des administrateurs a été abolit car cela n’est plus applicable.

La modification vise à faciliter l’application et à assurer une concordance avec les modalités d’allocation pour les représentations. 

Dans le cas d'une instance ajournée à plus de 24 heures d'intervalle, à la reprise des délibérations, l'instance est considérée être une nouvelle instance et accorde la rémunération prévue.

3.3 Ajournement d’une instance

Si une instance est ajournée et reprend dans un intervalle de plus de vingt-quatre (24) heures, il s’agit alors d’une nouvelle séance. Ce faisant, une allocation est accordée tel que prévu.

Clarification du texte.

Un membre ne peut pas toucher deux rémunérations pour deux (2) instances simultanées.

3.4 Cumul des allocations

Un-e représentant-e ne peut cumuler deux (2) allocations pour deux (2) instances simultanées.

Clarification du texte.

 

3.5 Annulation d’une instance

Si un-e représentant-e se présente à une instance et que celle-ci est annulée séance tenante, l’allocation de présence pour trois heures d’instance et moins est versée sous présentation du formulaire de présence.

 

Une instance peut être annulée séance tenante par exemple s’il n’y a pas quorum. La personne représentante a tout de même fait l’effort pour y être et s’est peut-être même absenter de son travail. Le maintien de l’allocation vise à éviter que la personne représentante ait à débourser.

Néanmoins, il est peut fréquent que ce genre de situation se produise.

La rémunération est imposable.

 

 

Préciser à 3.1 Allocation.

 

Section 4  Comités ad hoc

 

Le per diem pour les autres comités (CUER, CAFAD, Conseil de gestion, rencontres téléphoniques ou visioconférences du Conseil d’administration et tout autre comité ad hoc) est de 100 $ par instance de trois heures et moins, et 200 $ par instance de plus de trois heures.

 

4.1 Allocation

L’allocation imposable prévue pour la participation aux rencontres des comités ad hoc de l’AETELUQ est basée sur un taux horaire de 20$.

 

L’allocation inclut le temps de préparation pour la rencontre et pour les suivis à faire.

La rémunération pour les comités était de 100$ par instance de trois heures et moins, et 200 $ par instance de plus de trois heures. Or, plusieurs comités ont une durée de seulement une ou deux heures, parfois moins.

De plus et parfois, les travaux d’un comité s’étale sur une importante période mais ne nécessitent pas plus d’une à deux heures de rencontre par semaine ou moins. Le taux horaire vise donc à rendre l’allocation plus raisonnable tout en favorisant la participation.  

 

4.2 Modalités d’attribution de l’allocation

L’allocation est comptabilisée selon l’heure officielle d’ouverture et de levée de la rencontre.

Le membre du comité doit remplir le formulaire afférent.

 

Dans le cas d’un comité ad hoc qui s’échelonne sur plusieurs rencontres, l’allocation est versée à la fin des travaux du comité.

 

Le temps d’arrêt pour les périodes de repas ainsi que le temps de déplacement ne peuvent être comptabilisés dans le calcul de l’allocation.

Précisions liées au mode d’attribution de l’allocation.

 

4.3 Cumul des allocations

Un membre d’un comité ne peut cumuler deux (2) allocations pour deux (2) instances simultanées.

 

 

4.4 Départ hâtif

Dans le cas d’un départ hâtif, l’allocation est versée au tarif de 20$ par heure de présence à la rencontre du comité et ce, en tenant compte de l’heure du début et de la fin qui a été annoncée. 

 

 

Politique de remboursement des dépenses

 

 

Frais de déplacement

 

Section 5 Remboursement des frais de déplacement 

 

Clarification du libellé.

Le parcours reconnu aux fins de compensation est toute la distance nécessaire et effectivement parcourue par une personne dans l’exercice de ses fonctions.

5.1 Parcours

Le parcours reconnu aux fins de remboursement est le parcours le plus efficient, autorisé et effectivement parcouru par une personne dans l’exercice de ses fonctions.

 

Ajout du terme efficient qui permet de prendre en considération les variables économiques, écologiques et temporelles. 

 

5.2 Priorité écologique et économique

Dans une perspective écologique et dans un souci d’économies, l’AETELUQ priorise l’utilisation du transport en commun (autobus, métro et train), du covoiturage et de tout autre moyen de transport permettant de diminuer l’empreinte écologique par personne et les coûts de déplacement.

 

Ainsi, dans le choix d’un mode de déplacement dans le cadre de ses fonctions, la personne doit prioriser le moyen de transport le plus économique et écologique à moins d’être dans l’impossibilité de le faire et qu’une décision du Conseil d’administration l’autorise à faire autrement. 

L’ajout de cette priorité permet de prendre des décisions relatives au transport qui sont davantage économiques et écologiques.

Ainsi si une personne administratrice ou un membre d’un comité habite en région éloignée, le remboursement des frais de déplacement pourra être établi de façon plus équitable autant pour la personne concernée que pour l’association.

La personne qui fait usage du transport en commun tel autobus, métro et train, peut réclamer, sur présentation de pièces justificatives lorsque disponibles, la totalité des coûts qui lui sont occasionnés par un tel mode de transport.

 

5.3 Transport en commun

La personne qui fait usage du transport en commun dans le cadre de ses fonctions peut réclamer, sur présentation de pièces justificatives, la totalité des coûts occasionnés par un tel mode de transport.

 

Tout remboursement doit être accompagné d’une preuve d’achat de titre de transport.

 

Une personne détentrice d’une carte mensuelle de transport peut se faire rembourser le coût des passages à la présentation d’une photocopie de son titre de transport.

Clarification du libellé.

L’utilisation de taxis n’est autorisée qu’en cas de circonstances particulières.

5.4 Taxi

L’utilisation du taxi est autorisée par le conseil d’administration seulement en cas de circonstances particulières. Le cas échéant, le voyage est remboursé sur présentation de pièces justificatives.

Clarification du libellé.

L’utilisation de voiture de location « à conduire soi-même » (incluant Communauto) peut être autorisée si, de l’avis du conseil d'administration, cette façon de voyager est convenable. Le remboursement comprendra tous les frais payés aux agences de location ainsi que les achats d’essence, s’il y a lieu.

5.6 Véhicule de location

L’utilisation d’un véhicule de location peut être autorisée par le Conseil d'administration. Dans ce cas, le remboursement couvre les frais de location ainsi que l’achat d’essence, s’il y a lieu.

 

Le remboursement est versé sur présentation de pièces justificatives.

 

Clarification du libellé.

Une personne autorisée à utiliser son automobile reçoit pour tout parcours effectué dans l’exercice de ses fonctions, une indemnité établie selon le tarif de référence de l’ARC.

 

5.5 Véhicule personnel et covoiturage

Dans le cadre de ses fonctions, une personne est autorisée à utiliser son véhicule personnel si cette utilisation s’avère davantage efficiente. 

 

Une personne autorisée à utiliser son véhicule personnel reçoit pour tout parcours effectué dans le cadre de ses fonctions, un remboursement établi à 0.38¢ du kilomètre.

Dans le cas de l’utilisation d’une voiture personnelle sur une longue distance, les frais remboursés sont l’équivalent de ceux de l’aller-retour en autobus. Cependant, le conseil d’administration peut décider que les frais sont remboursés au kilomètre si les frais de déplacement et de séjour totaux qui en résultent sont inférieurs à ceux qui découleraient de l’utilisation d’un autre moyen de transport.

 

Si dans le cadre de leurs fonctions, plus d'une personne se rend au même endroit et que l’utilisation d’une voiture s’avère le moyen le plus économique, elles doivent, dans la mesure du possible, le faire dans une seule voiture (maximum 4). Pour ce faire, les personnes résidant dans des régions différentes peuvent se donner un point de rencontre central.

 

Un remboursement additionnel de cinq sous (0,05¢) par kilomètre parcouru est versé pour le transport de chaque passager supplémentaire.

Le montant remboursé par kilomètre parcouru a été réduit.

Depuis 2008, il était de 0,52¢ du kilomètre.

Or dans un souci d’économie et de priorité écologique, l’AETELUQ désire encourager l’utilisation du transport en commun ou encore du covoiturage.

Le taux de 0.38¢ du kilomètre demeure plus généreux que celui offert par plusieurs autres organismes et permet un remboursement équitable des frais de transport occassionnés par l’utilisation d’une voiture personnelle.

Les dépenses de stationnement et péage sont remboursées à la personne qui, dans ses déplacements, doit utiliser les stationnements et défrayer les frais de péage. Le remboursement se fait toutefois sur présentation de pièces justificatives, sauf pour les frais de parcomètre.

5.7 Stationnements et péage

Les frais de stationnement et de péage sont remboursés à la personne qui, dans le cadre de ses fonctions doit en défrayer les frais.

 

Ces frais sont remboursés sur présentation de pièces justificatives sauf dans le cas des parcomètres qui ne font pas l’émission d’un reçu original.

 

Clarification du libellé.

Les frais suivants ne sont pas remboursés par l'AÉTÉLUQ :

• Contraventions;
• Franchise d’assurance en cas d’accident;
• Vol, perte ou endommagement des effets ou biens personnels;
• Dépannage d’automobile.

 

5.8 Frais non remboursés

Les frais suivants ne sont pas remboursés par l'AETELUQ :

• Contraventions;
• Assurance automobile et franchise d’assurance en cas d’accident;
• Vol, perte ou endommagement des effets ou biens personnels;
• Frais de remorquage ou de dépannage;
• Frais de réparation d’un véhicule.

 

Les frais de déplacement ne peuvent faire l’objet d’un remboursement lorsque leur coût est assumé par d’autres personnes ou organismes.

 

L’AETELUQ n’assume aucune responsabilité en cas d’accident, de vol ou de tout autre dommage causé lorsqu’une personne utilise un véhicule. Il appartient à la personne de s’assurer selon ses besoins.

Clarification du libellé, ajouts de frais non remboursables ainsi que déclaration de non responsabilité de l’AETELUQ dans certaines circonstances.

Hébergement et repas

 

Section 7 Remboursement des frais d’hébergement

 

 

Sous réserve d’une autorisation préalable, la personne qui doit séjourner temporairement en-dehors de son domicile,  se verra rembourser sur présentation de pièces justificatives, les coûts encourus pour la location d’une chambre simple, régulière. Le tarif maximum autorisé est de 150 $ incluant les taxes applicables.

 

7.1 Remboursement des frais d’hébergement

Sous réserve d’une autorisation préalable du conseil d’administration, les frais d’hébergement sont remboursés selon les modalités suivantes :

 

7.1.1 Location d’une chambre

La personne qui séjourne temporairement en-dehors de son domicile peut louer une chambre régulière au tarif maximal de 150 $ par nuit, incluant les taxes applicables.

Le remboursement se fait sur présentation de pièces justificatives originales.

Clarification du libellé.

Pour la location d’une chambre, la spécification chambre simple a été retirée car elle peut être trop restrictive dans certains cas. 

La personne qui préfère séjourner chez un parent ou un ami, se verra rembourser un forfaitaire de 25 $ pour chaque jour complet comportant un coucher.

7.1.2. Hébergement chez une connaissance

La personne qui  séjourne chez un parent ou un ami reçoit un montant forfaitaire de 25 $ pour chaque jour complet comportant un coucher.

 

Clarification du libellé.

 

 

7.2 Frais non remboursés

Les frais d’hébergement ne peuvent faire l’objet d’un remboursement lorsque leur coût est assumé par d’autres personnes ou organismes.  

Précision sur les frais non remboursés.

Les frais de vestiaire et de chasseur sont remboursés sans présentation de pièces justificatives.

 

Retrait car cette situation se présente très rarement et les personnes peuvent assumer ces frais minimes si nécessaire.

Les frais professionnels de communication sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.

 

Retrait. Voir article 8.1

 

 

Section 6 Remboursement des frais de repas

Clarification du libellé.

Les repas pris durant le déroulement d’instances officielles sont remboursés, incluant toutes taxes, frais de service et pourboires, selon les montants forfaitaires suivants :

 

Déjeuner 10 $

Dîner 20 $

Souper 25 $

 

 

6.1 Montants forfaitaires pour les repas

Les frais de repas pris lors de déplacement, en cours ou entre deux d’instances ou réunions officielles incluant toutes taxes, frais de service et pourboires sont remboursés sur présentation de pièces justificatives (reçus originaux), selon les modalités et montants forfaitaires suivants:

 

Déjeuner : départ de la maison avant 7h ou si la personne dort à l’extérieur.

 

Diner : Déplacement d’une journée complète pour une ou plusieurs rencontres officielles successives;

 

Souper : si arrivée à la maison après 19h.

 

Montants forfaitaires : Déjeuner :10$  Dîner : 15$       Souper : 20$

 

6.2 Frais non remboursés

Les frais de repas ne peuvent faire l’objet d’un remboursement lorsque leur coût est assumé par d’autres personnes ou organismes.

Ajout de présentation de pièces justificatives, de précisions sur les moments où les frais de repas sont remboursés et diminution du montant forfaitaire attribué pour le dîner et le souper.

 

6.2 Précision sur les frais non remboursables.

Allocation pour utilisation du matériel informatique .

Section 8 Remboursement des frais de télécommunication

Redéfinition des frais de télécommunication remboursables.

Une allocation mensuel de 50 $ est accordée à chacun des administrateurs et représentants de l’AÉTÉLUQ pour l’utilisation du matériel informatique fait dans l’exercice de leurs fonctions.

 

8.1 Télécommunication

Sur présentation de pièce justificative, un remboursement mensuel maximal de 50$  pour des services de télécommunication est accordé à chacun des membres du conseil d’administration.

 

Sur présentation de pièce justificative, un remboursement mensuel maximal de 25$ pour des services de télécommunication est accordé à chacun des membres du comité concertation.

 

Dans le cadre de leur fonction, les personnes administratrices réalisent plusieurs de leurs mandats à partir de leur domicile. Elles utilisent leur propre matériel de télécommunication tel que ordinateur, connexion internet, imprimante, téléphone de maison et/ou cellulaire.

Dans certains cas, cette utilisation peut facilement atteindre une quinzaine d’heures par semaine.

Le remboursement maximal de 50$ vise à compenser cette utilisation et à éviter que les personnes administratrices aient à débourser pour œuvrer au sein de l’AETELUQ.  

 

Le remboursement mensuel maximal de 25$ pour les membres du comité de concertation vise aussi à compenser l’utilisation de matériel de télécommunication mais également à compenser pour la nécessité d’avoir une connexion internet haute vitesse pour l’utilisation de la  visioconférence.

 

L’allocation mensuelle de 50$ pour les représentant-es étudiants a été abolit car l’utilisation de leur matériel  de télécommunication pour leur contribution à l’AETELUQ est minime et est en partie compensée par l’allocation déjà prévue.   

Dans le cas où un administrateur ou un représentant dûment mandaté par l’AÉTÉLUQ ne se participe pas aux réunions ou instances auxquelles il a dûment été convoqué ou qu’aucune instance ou réunion n’a pas été tenue durant une période donnée, cette allocation ne peut être accordée.

 

8.2 Frais non remboursés

Une personne administratrice ne peut se faire rembourser des frais de télécommunication si elle a pris des vacances pour un mois donné.

 

Une personne membre du comité de concertation ne peut se faire rembourser des frais de télécommunication si elle ne s’est pas présentée aux rencontres auxquelles elle a été dûment convoquée et qui ont eu lieu pour un mois donné ou si aucune rencontre n’a eu lieu durant un mois donné.

Précision des frais non remboursés pendant certaines périodes. 

 

 

Section 9 Remboursement des frais de garde d’enfants

 

 

 

9.1 Frais de garde d’enfants

Sous réserve d’une autorisation préalable du conseil d’administration, les frais de garde d’enfants sont remboursés à un taux horaire de 7$ jusqu’à concurrence de 49$ par mois. Un reçu indiquant la durée de la garde, les coordonnées complètes de la personne responsable de ou des enfant(s) ainsi que sa signature doivent obligatoirement être fournis.

 

71,4% des étudiant-es de la TÉLUQ sont des femmes. Sans exclure le rôle joué par les pères, il est encore fréquent que les femmes soient les premières responsables des soins donnés aux enfants.  Or, le fait de devoir assumer des frais de garde pour pouvoir s’impliquer peut parfois être un frein à l’implication. Un remboursement des frais de garde peut être une façon supplémentaire de favoriser la participation étudiante.

 

Section 10  Comité de régulation

 

 

10.1 Mandat

Le mandat du comité de régulation est de recevoir, analyser et valider les demandes d’allocation et de remboursement des membres du conseil d’administration ainsi que des représentant-es étudiants et ce dans une optique de transparence.

 

Le comité de régulation est redevable au comité de concertation.

 

Advenant le cas où un-e représentant-e ou une personne membre du conseil du conseil d’administration n’aurait pas réalisé un ou plusieurs de ses mandats, le Conseil d’administration, le comité de concertation ou l’Assemblée générale se réserve le droit de se référer au Comité de régulation pour obtenir des précisions.

Le comité de régulation est un sous-comité qui vise à assurer une meilleure transparence dans l’attribution des allocations.

 

10.2 Composition

Le comité est composé de trois (3) membres en provenance du comité de concertation ainsi que d’un (1) membre substitut.

 

Les membres du comité de régulation sont nommés lors de la première rencontre suivant les élections annuelles.

 

 

10.3 Durée du mandat

La durée du mandat est d’un (1) an.

La durée du mandat est d’un an car il y a des élections annuelles pour le comité de concertation dont sont issus les membres du comité de régulation.

 

10.4 Vacances

Le comité de concertation peut combler les postes vacants.

 

 

10.5 Quorum

Le quorum est constitué de deux membres.

 

 

10.6 Allocation

Les membres du comité de régulation reçoivent une allocation mensuelle imposable de 25$.

 

L’allocation est attribuée par le comité de concertation.

Les membres du comité de régulation auront à consacrer environ une à deux heures par mois pour la réalisation de leur mandat. L’allocation vise à favoriser la participation et l’implication.

 

10.7 Moyens de communication

Les membres du comité peuvent utiliser tout moyen leur permettant de communiquer entre eux.

Généralement, les communications se feront par téléphone ou par courriel.

 

Section 11 Procédures d’attribution

des allocations et de remboursement

 

 

11.1 Dépôt des formulaires

Au moins une semaine avant la tenue de la rencontre du comité de concertation, les personnes concernées doivent déposer par courriel et par la poste les formulaires afférents dûment signés, les pièces justificatives et les rapports s’il y a lieu.

Vise à s’assurer que les membres du comité de régulation et de concertation, s’il y a lieu, auront le temps nécessaire pour analyser les demandes.

 

11.2 Acquittement des factures

Toute personne qui a fait un déboursé dûment autorisé, doit présenter le formulaire afférent ainsi que les reçus ou factures originaux dans les meilleurs délais.

 

 

11.3 Avance de fonds

Aucune avance de fonds n’est autorisée.

Aucune avance n’est accordée dans le but de faciliter la gestion financière.

 

 

 

11.4 Modalités de vérification des demandes d’allocation et de remboursement

Le comité de régulation effectue la vérification mensuelle des demandes d’allocation et de remboursement en s’assurant qu’elles respectent la politique d’allocation et de remboursement de dépenses. 

 

Le comité de régulation dispose de trois jours pour étudier les demandes et rendre une décision.

 

Suite à cette vérification, le comité transmet la validation des demandes à la coordination de la trésorerie et au comité de concertation.

Précisions liées au mode d’attribution de l’allocation.

 

11.5 Non-dépôt des formulaires

Si pour une raison valable une personne ne dépose pas ses formulaires pour une période donnée, elle peut les déposer pour le mois subséquent.

Précisions liées au mode d’attribution de l’allocation.

 

11.6 Litige concernant une demande d’allocation et/ou d’un remboursement de dépenses

Advenant un doute au sujet des informations présentées dans un formulaire, un rapport ou une pièce justificative, le comité de régulation peut contacter la personne et lui demander des explications ou des informations supplémentaires.

 

Le comité de régulation étudie le cas et rend un verdict quant au versement (complet ou partiel) ou non de la somme demandée.

Toute dépense jugée non conforme ne sera pas remboursée. La personne qui dépose des pièces justificatives ou une réclamation fausse ou inexacte est passible de mesures disciplinaires et ce, sans préjudice de tout autre recours permis par la loi. 

Précisions liées au mode d’attribution de l’allocation.

 

11.7 Appel d’une décision

Une personne dont la demande est partiellement ou totalement refusée par le comité de régulation peut faire appel de la décision. Son cas est alors référé au comité de concertation suivant.

 

Après l’écoute de l’exposé de la personne et du comité de régulation, la décision rendue est exécutive et sans appel.

 

 

11.8 Exception

Dans le cas où les comités de régulation et de concertation ne siègent pas pour une période donnée, les demandes d’allocation et de remboursement de dépenses sont traitées par le conseil d’administration et présentées pour validation lors de la prochaine rencontre d’un de ces deux comités.

L’exception vise à ne pas pénaliser les personnes administratrices ou les représentant-es étudiants dans le cas où des procédures administratives ou autres situations empêcheraient la tenue du comité de concertation ou de régulation.